La funzione “abbina scadenze” che semplifica il lavoro in Studio

Oggi, nel lavoro quotidiano di uno studio commercialista, la differenza sulla fluidità dell’operato è data dagli strumenti.

Quando le attività diventano ripetitive – come la riconciliazione tra scadenze e movimenti bancari – il rischio è sempre lo stesso: perdere tempo prezioso in operazioni manuali, che aggiungono poco valore.

È proprio da qui che parte l’esperienza di Francesco Baldiotti - Studio Baldiotti Masotto Associati (Verona), che da oltre 11 anni affianca ditte individuali, società e imprese non solo nella gestione contabile, ma anche in ambiti più strategici come la ristrutturazione del debito, la gestione della crisi d’impresa e la redazione di Business Plan personalizzati. Un approccio che va oltre il ruolo classico del commercialista e si avvicina sempre più a quello di Financial Advisor.

Quando la gestione funziona, ma può migliorare

Prima di introdurre AGO NEXT, lo studio utilizzava già il Software Ago Infinity. 

Un sistema che funzionava, ma che richiedeva comunque la gestione manuale delle procedure.

La riconciliazione avveniva cercando le corrispondenze tra fatture e movimenti bancari attraverso filtri per fornitore o importo, con una verifica visiva caso per caso. Era un metodo ordinato e già evoluto rispetto al passato, ma inevitabilmente lento in caso di grossi volumi di dati. In altre parole: un buon processo, ma ancora troppo dipendente dal “tempo” delle risorse interne allo Studio.

Il passaggio ad AGO NEXT: quando si capisce subito valore

La scelta di attivare AGO NEXT nasce da un confronto concreto, fatto di dimostrazioni pratiche, di casi reali, in cui la nuova funzione Abbina Scadenze fa davvero la differenza.

Una volta importati i movimenti bancari, il sistema è in grado di proporre automaticamente le possibili corrispondenze, selezionando solo quelle realmente coerenti per importo e protocollo.

“Non ti propone tutti i dati: seleziona già i documenti giusti e non devi far altro che verificare e confermare. Grazie ad un filtro a monte, risparmi tantissimo tempo soprattutto quando hai tante fatture.”

Il beneficio diventa ancora più evidente nelle attività più operative, come la gestione degli oneri bancari. Dove prima era necessario registrare ogni movimento singolarmente, oggi è possibile applicare una logica unica a più operazioni e salvare il modello per riutilizzarlo.

Questo significa comprimere in pochi passaggi il lavoro - “In un minuto ti solleva da 100 registrazioni manuali”.

Un altro aspetto che cambia concretamente la gestione quotidiana è la visione d’insieme. Il sistema mostra in modo chiaro quanti movimenti sono stati abbinati e quanti no, senza dover entrare nel dettaglio o scorrere manualmente ogni voce. È utile anche per chi ha meno esperienza, perchè capisce subito dove intervenire.

“L'intelligenza" che impara nel tempo

L’intelligenza artificiale entra in gioco anche nella registrazione delle fatture, soprattutto quando si lavora con documenti complessi importati dallo SDI.

La prima volta è necessario impostare manualmente gli abbinamenti tra righe e conti, ma da quel momento in poi, il sistema memorizza queste associazioni ripropondole automaticamente, mentre se ci sono delle variazioni le segnala, evitando errori.

Questo significa andare oltre l’automazione - si passa al “machine learning”: più viene utilizzato, più diventa efficace.

“È un grande aiuto soprattutto con fatture lunghe, con tanti righi: lì fa davvero la differenza.”

Il vero supporto oltre la tecnologia

C’è però un elemento che emerge con ancora più forza della tecnologia: il supporto di un'assistenza presente e costante.

Francesco sottolinea una fase iniziale di attivazione seguita con attenzione, una formazione chiara e soprattutto un’assistenza rapida e concreta.

“Ci siamo sentiti seguiti molto bene fin da subito; adesso abbiamo un rapporto perfetto!”

Nei momenti di dubbi o necessità, il contatto diretto e rapido diventa un punto di riferimento. Alla fine, il giudizio è chiaro. AGO NEXT è uno strumento che consiglierebbe senza esitazioni; intuitivo, immediato e facile da utilizzare anche per i clienti su cui hanno attivo un utente esterno Ago. Ma ciò che vale maggiormente è l’esperienza complessiva con Ithesia come Partner di Business.

Meno operatività manuale significa più spazio per attività a valore: consulenza, strategia, relazione con il cliente. Ed è grazie a questi strumenti, che oggi uno Studio fa davvero la differenza - al suo interno, ma anche sul mercato.