Conoscendo i quattro aspetti che riguardano il ciclo della fatturazione elettronica fondamentali (PEC, firma digitale, conservazione digitale e procedure) è possibile avere a disposizione tutti gli elementi necessari per evitare problematiche ed errori.

Firma digitale vs firma elettronica

Rispetto alla più conosciuta firma elettronica (gli account di posta elettronica, ad esempio), la firma digitale garantisce è fonte di maggiore affidabilità. Non è altro che una firma elettronica di livello superiore, utile ad identificare il soggetto che svolge una determinata mansione e di rispondere a requisiti di sicurezza molto alti.

In alcune circostanze la firma digitale è obbligatoria per determinate tipologie di documenti, mentre per altre, di minore importanza, è sufficiente la firma elettronica. È ovviamente compito del professionista valutare in ciascuna occasione la condizione più adeguata. In concreto, ad esempio, la firma digitale è richiesta nell’autenticazione dei libri contabili, mentre non è richiesta nel processo di autorizzazione delle note spese.

Conservazione digitale vs archiviazione

La conservazione digitale è fortemente regolamentata in quanto sottende delle specifiche ad hoc, come i formati e gli indici la conservazione digitale, a garanzia della loro autenticità e del loro valore legale. Per questo differisce notevolmente dal semplice processo di archiviazione elettronica, memorizzazione su file per operazioni più semplici.

Il consiglio per i professionisti è quindi quello di gestire con attenzione il passaggio dal cartaceo al digitale, così da rispettare le regole di validità dei documenti.

PEC

La PEC (posta elettronica certificata) è uno strumento molto importante per l’attività aziendale, con un valore paragonabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno e anche oltre: un messaggio inviato mezzo PEC risulta validamente inviato anche qualora non venga letto dal destinatario. Monitorare continuamente la casella PEC è vitale al fine di evitare spiacevoli situazioni quali, ad esempio, la decorrenza dei termini contrattuali a causa della mancata lettura. Al pari, per la conservazione dei documenti trasmessi via PEC, la stampa non è garanzia dell’origine digitale del documento, quindi è bene assicurarsi che la PEC sia supportata da una conservazione digitale a norma.

Procedure

L’invio dei dati sulla fatturazione è un adempimento che richiede l’invio di veri e propri report del ciclo attivo e passivo di fatturazione all’Agenzia delle Entrate, per mezzo di file XML. La relazione con i le singole fatture elettroniche dipende dal fatto che l’emissione di fatture digitali inviate tramite il sistema di interscambio innesca la memorizzazione automatica dei meta dati delle fatture da parte dell’Agenzia delle Entrate, senza doverle inserire nuovamente nello spesometro. L’adozione dell’e-fattura rende notevolmente più semplice rispettare l’adempimento della normativa.

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